Registerbeskrivning

Hanteringen av personuppgifter i Östnylands 4H-förening

REGISTERBESKRIVNING

Datum: 09.08.2021

REGISTERANSVARIG

Namn: Östnylands 4H r.f.

Adress: Mariegatan 25 07900 Lovisa

KONTAKTPERSON I REGISTERFRÅGOR

Namn: Verksamhetsledare, Jannica Ruusunen

Adress: Mariegatan 25 07900 Lovisa

E-post: ostnyland@fs4h.fi

Telefon: 050 467 8092

Östnylands 4H samlar personuppgifter på sina medlemmar, icke-medlemmar som deltar i verksamheten, arbetstagare, kunder samt representanter för samarbetspartners för att kunna förverkliga och föra statistik över verksamheten samt för informationsgången.

Östnylands 4H-förening upprätthåller de personregister och de tillhörande registerbeskrivningarna som är uppräknade nedan. Personregistren överlappar delvis varandra eftersom personregistren styrs enligt de lagliga grunderna för att samla personuppgifter.

I registerbeskrivningarna framkommer hur personuppgifterna är samlade, hur de förvaras samt vem/vilka som har tillgång till uppgifterna. Medlemmarna kan även uppdatera sina uppgifter genom att skicka e-post till adressen ostnyland@fs4h.fi.

Ifall du vill säga upp ditt medlemskap vänlig meddela om detta till 4H-föreningens verksamhetsledare genom att ringa numret 050 467 8092 eller skicka e-post till ostnyland@fs4h.fi.

ÄNDAMÅLET MED BEHANDLINGEN AV PERSONUPPGIFTER

Östnylands 4H-förening samlar personuppgifter på sina medlemmar, icke-medlemmar som deltar i verksamheten, arbetstagare, kunder samt representanter för samarbetspartners enbart i den omfattning som är nödvändig för att kunna förverkliga och föra statistik över verksamheten samt för informationsgången.

REGISTRETS INNEHÅLL OCH PERSONUPPGIFTSGRUPPERINGAR

Registren innehåller följande personuppgifter:

Medlemmar: Namn, gatuadress, postnummer och -kontor, telefon, e-postadress, födelseår, inskrivnings år och kön. Läs mera i Finlands svenska 4H-förbundets medlemsregisters registerbeskrivning.
Byklubbsverksamhet: Namn, födelseår, adress, telefonnummer, vårdnadshavarens uppgifter, e-postadress och övrig information som är nödvändig för deltagandet (t.ex. allergier och fotograferingstillstånd).
Kurs-, läger- och utflyktsdeltagare: Namn, födelseår, adress, telefonnummer, vårdnadshavarens uppgifter, e-postadress och övrig information som är nödvändig för deltagandet (t.ex. allergier och fotograferingstillstånd).
Mottagare av nomineringar: Namn, årtal för nomineringen.
Arbetstagare: Namn, kontaktuppgifter, e-postadress, kontonummer samt skatteuppgifter och skattekort. Löneräkningen sker via ett utomstående företag och har således tillgång till skatteuppgifter hos arbetstagarna.
Kunder: Namn, adress, telefonnummer, information gällande arbetets art och faktureringsadress.

GRUNDERNA FÖR ARKIVERINGSTIDEN AV PERSONUPPGIFTERNA

Vi sparar samlade personuppgifter endast under tiden som verksamheten är aktuell.

Förutom:

Efter förverkligad verksamhet statistikför vi uppgifterna och deltagarlistorna arkiveras för 2 års* tid för att kunna bekräfta statistiken. I deltagarlistorna finns minst deltagarens namn, men beroende på statistiken kan även födelseår och andra relevanta uppgifter framkomma.
Arbetstagarnas arbetskontrakt och timlistor sparas enligt rådande lagstiftning. Skattekort sparas inte.
Uppgifter på tillfälliga kundrelationer sparas tills arbetet är utfört och fakturan betalad. I återkommande kundrelationer sparas informationen tills de ombeds att raderas.
Medlemsuppgifter sparar vi så länge till medlemskapet sägs upp eller tills medlemmen begär att uppgifterna raderas.

Registren uppdateras efter hand då behovet uppstår, övrigt minst en gång om året.

*Personuppgifter kan lagras även längre än detta ifall lagstiftningen så säger eller föreningen är skyldig till en tredje part att spara uppgifterna en längre tid.

REGELMÄSSIGA UPPGIFTSKÄLLOR

Personen i fråga fyller själv i uppgifterna, alternativt fylls de av en målsman på föreningens hemsidor www.ostnyland@fs4h.fi. Kunduppgifter och uppgifter relaterade till arbetsförhållande kan samlas via telefon eller e-post av personen i fråga.

REGELMÄSSIGT UTLÄMNANDE AV PERSONUPPGIFTER

Uppgifterna används enbart i Östnylands 4H:s verksamhet. Uppgifterna behandlas enbart av anställda i föreningen. De personuppgifter som är relevanta för förverkligandet av verksamheten delas till berörda klubb-, läger- och utflyktsledare. De kunduppgifter som är nödvändiga i utförandet at arbetsuppgifterna delas med arbetstagaren.

ÖVERSÄNDANDE AV UPPGIFTER UTANFÖR EU ELLER EES

Registeruppgifter överförs inte till utlandet.

PRINCIPERNA FÖR SKYDDANDET AV REGISTRET

Uppgifterna sparas tekniskt skyddade. Fysisk åtkomst till registren är skyddade med lösenord och andra säkerhetsåtgärder. Enbart namngivna personer har åtkomst till uppgifterna. De som behandlar uppgifterna är bundna till tystnadsplikt.

BEGÄRAN OM UPPGIFTER OCH TÄTTELSE

Den registrerade har rätt att ta del av informationen om sig själv som finns lagrad samt rätt att begära om rättelse för de uppgifter som är fel.

Detta kan göras genom att lämna en skriftlig begäran till registrets kontaktperson.

RÄTT ATT FÖRBJUDA ANVÄNDNINGEN AV UPPGIFTER SAMT RÄTT ATT ÅTERKALLA SITT SAMTYCKE

Den registrerade har rätt att förbjuda användningen av sina personuppgifter samt begära dem raderade. Detta gäller uppgifter vars hantering baserar sig på den registrerades tillåtelse.

Användningsförbudet och återkallandet av samtycket görs skriftligen genom att kontakta kontaktpersonen i registerfrågor.

RÄTT ATT ÖVERKLAGA

Den registrerade har rätt att överklaga till den övervakande myndigheten ifall den registrerade anser att hanteringen av personuppgifterna sker emot EU:s dataskyddsdirektiv.